기업의 경영 활동은 크게 생산, 영업, 관리로 나눌 수 있다. 생산활동을 수행하는 과정에서 발생하는 비용을 제조경비라 하고, 영업활동과 관리 활동에서 발생하는 비용을 판매비와 일반 관리비라 한다.
이러한 비용을 지출하는 법인과 개인 사업자는 2000년 1월 1일 이후 부터는 아래에 열거한 예외를 제외하고는 건당 거래 금액(부가가치세포함) 10만원 이상을 지출한 때에는 계산서나 세금계산서 또는 신용카드(직불카드포함)매출전표를 받아야만 한다. 이러한 정규 증빙서류는 5년간 보관해야 한다. 그렇지 못한 경우에는 지출금액의 합계액에 대해 10%의 가산세를 내야한다.
▶ 예를 들어, 직원 회식을 하고 13만원을 지출했을때 세금계산서 대신 금전등록기 영수증이나 간이 영수증을 받았다면, 비용으로 인정 받기는 하지만 비정규 증빙 서류 수취에 의한 1만 3천원의 가산세는 세무서에 내야한다.
▶ 건당 10만원 이상을 지출하고도 세금계산서등을 받지 않아도 되는 경우는 다음과 같다.
::: 정규 지출 증빙 수취 의무의 면제 :::
1) 거래 상대방이 읍, 면 지역에 있는 간이 과세자 이면서 신용카드 가맹점이 아닌 경우
2) 농어민과 직접 거래한 경우
3) 금융, 보험등의 용역을 공급받는 경우
4) 택시비등 재정경제부령이 정하는 경우
5) 국가, 지방자치단체와 거래하는 경우 등.
▶ 또한 접대비의 경우에는 위와는 별도로 건당 5만원을 초과해서 지출 한 경우는 반드시 세금 계산서나 계산서, 신용카드 영수증을 받아야만 접대비로 인정되고, 그렇지 못하면 세무상 비용으로 인정 되지 못한다.
따라서, 모든 경비를 지출 할 때에는 위의 사항을 꼭 점검해서 상황에 맞는 적절한 증빙을 관리하는 것이 필요하다.
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